○東秩父村議会事務局処務規程
昭和41年12月22日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 東秩父村議会事務局(以下「事務局」という。)の処務については、法令又は条例に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(職の設置)
第2条 事務局に次の職を置く。
事務局長
書記
書記補
(職務)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受けて事務局の事務を掌理し、その事務を執行するため、所属職員を指揮監督する。
2 書記及び書記補は、上司の命を受けて、事務に従事する。
(事務の代決)
第4条 局長は、次に掲げる事項について専決することができる。
(1) 職員の進退、賞罰及び諸給与について具申すること。
(2) 職員の出張、休暇及び欠勤に関すること。
(3) 職員の時間外勤務に関すること。
(4) 職員の諸願届の承認等に関すること。
(5) 物品の購入、印刷等に関すること。
(6) 職員の事務引継に関すること。
(7) 議場及び附属室の使用許可に関すること。
(8) その他定例の事項及び軽易な事項の処理に関すること。
(1) 事案が重要であるとき。
(2) 事案が異例に属し、又は先例となるおそれがあるとき。
(3) その他議長において、事案をあらかじめ承知しておく必要があると認めるとき。
(公印)
第5条 議会の事務局における公印は、職印及び庁印の2種とし、次のとおりとする。
職印
1 議長印
2 常任委員長印
3 特別委員長印
4 事務局長印
庁印
1 議会印
2 事務局印
2 公印のひな形及び寸法は、別表第2のとおりとする。
3 公印は、事務局長が管守する。
(文書)
第6条 発送文書には、記号として、年次の数字の下に「議会」の文字を用いる。
(文書の編さん及び保存)
第7条 文書の保存期間は、次の4種類にわける。
第1種 永久保存 永久に保存する必要のある重要な文書
第2種 10年保存 第1種以外の重要な文書
第3種 5年保存 1年保存で廃棄するのを適当としない文書
第4種 1年保存 第1種から第3種以外の軽易な文書
2 文書の保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年度4月1日から起算する。
3 文書が完結したときは、次の方法により編さん及び製本しなければならない。
(1) 別表第1の文書編さん種別表によって分類し、その表紙に所要事項を記入して印を押すこと。
(2) 文書編さん種別表に例示のない文書については、類似の文書の分類によること。
(3) 第1種及び第2種の文書は、製本すること。
(4) 事件が2年以上にわたるものにあっては、完結の年に属する文書に編さんすること。
(5) 事件が数種目に関係があるものは、最も関係の深い種目に編さんし、他にその旨を記載すること。
4 保守の年限を経過し保守の必要のなくなった文書は、議長の決裁を経て廃棄しなければならない。
5 文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行わなければならない。
(文書の処理等)
第8条 この規程に定めるもののほか、事務局の処務については、東秩父村文書取扱規程(平成14年告示第37号)の例による。
附則
この訓令は、昭和42年1月1日から施行する。
別表第1(第7条関係)
文書編さん種別表
区分 | 保存年限 | 簿冊名 |
庶務関係 | 永久 | 規程、規則台帳、公印台帳、備品台帳、共済会会員台帳、議員共済年金給付台帳、議員共済会会員資格喪失者台帳、職員その他人事に関する書類、表彰台帳、辞令簿、議員履歴台帳、歴代議長(副議長)名簿、歴代常任委員名簿 |
10年 | 令達番号簿、議員共済会会員資格得喪関係書類、議長会関係書類、一般庶務関係書類、予算差引簿、旅行命令簿、特殊文書物品送付簿、議員共済関係書類 | |
5年 | 議員互助関係書類、報酬、費用弁償請求処理関係書類、公印使用簿 | |
1年 | 文書収受簿、電報配付簿、発送文書件名簿、郵便、電信発送簿、請願、届処理簿、消耗品受払簿、送達簿、時間外勤務命令簿、庶務に関する書報 | |
議事関係 | 永久 | 議決書、会議録、委員会審査報告、委員会記録 |
10年 | 請願、陳情書整理簿、請願及び陳情書受理簿 | |
5年 | 議会において行う各種選挙の投票関係書類、本会議に関する書類、委員会に関する書類、公聴会に関する書類 | |
1年 | 議会出席簿、議決書謄本交付簿、会議録閲覧簿、傍聴証交付処理簿、傍聴許可申請処理簿、委員会出席簿、発言通知書綴議事日に関する書類、議事雑件 | |
調査関係 | 永久 | 例規綴、議会に関する重要先例集綴 |
10年 | 議会資料、調査研究結果綴、議会だより綴 | |
5年 | 調査研究資料綴 |
別表第2(第5条関係)
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