○東秩父村文書取扱規程
平成14年4月30日
告示第37号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の発送及び配布(第11条―第14条)
第3章 文書の処理(第15条―第24条)
第4章 文書の施行(第25条・第26条)
第5章 文書の保管(第27条―第33条)
第6章 文書の保存(第34条―第40条)
第7章 文書の廃棄(第41条―第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 東秩父村課設置条例(平成元年条例第13号)第1条に規定する課をいう。
(2) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。
(3) 主務課長 主務課の長をいう。
(4) 主務主査 当該文書に係る事案を所掌する担当主査をいう。
(5) 文書 職務上収受又は作成したすべての文書をいう。
(6) 親展文書 「親展」又は「秘」の表示のある文書及びこれらに準ずると認められる文書をいう。
(7) 起案文書 起案した文書で、決裁前のものをいう。
(8) 完結文書 事案の処理が完結した文書をいう。
(9) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度及びその翌年度において主務課で管理することをいう。
(10) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を総務課が管理することをいう。
(11) 移替え 文書保管庫及びその他の保存用書架等に収納している文書を保存箱に入れて文書庫その他一定の場所に移すことをいう。
(12) 引継ぎ 文書を主務課管理の保管から総務課管理の保存に移すことをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、その処理結果を明らかにし、事務効率の向上に役立つように処理しなければならない。
(文書取扱いの年度)
第4条 文書取扱いに関する年度は、会計年度をもって行うものとする。ただし、これにより難いと認められるものにあっては、この限りではない。
(総務課長の職責)
第5条 総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるように、文書事務に関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。
(主務課長の職責)
第6条 主務課長は、常に所属の職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように事務処理の促進に努めなければならない。
(文書主任)
第7条 各課に文書主任を1人置く。ただし、必要に応じて出先機関にも文書主任を置くことができる。
2 前項の文書主任が不在のときは、主務課長があらかじめ指定する者をもって、これを代行させるものとする。
(文書主任の職責)
第8条 文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書処理の促進に関すること。
(4) 文書の整理及び保管に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) その他文書の取扱いについて必要な事項に関すること。
(文書主任会議)
第9条 総務課長は、必要があるときは文書主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。
(ファイル担当者)
第10条 各課にファイル担当者を1人置く。ただし、必要に応じて出先機関にもファイル担当者を置くことができる。
2 ファイル担当者は、課内から、主務課長が選任する。
3 ファイル担当者は、文書主任を補佐し、ファイリングシステムの維持管理に努めなければならない。
第2章 文書の発送及び配布
(文書の収受及び配布)
第11条 役場に到着した文書は、総務課が収受し、次の各号により処理するものとする。
(1) 文書は、開封せずに各主務課に区分し、配布するものとする。ただし、配布先不明等により開封する必要があるものについては、この限りではない。
(2) 書留郵便等は、開封せずに特殊文書取扱簿(様式第1号)に必要事項を記入の上、主務課又は名宛人に配布し、受領印を徴する。
(3) 2以上の課に関係のある文書はその関係の最も深いと認められる課に配布し、配布すべき課が明らかでない文書は総務課長が配布すべき課を定める。
(配布文書の処理)
第12条 文書主任は、前条の規定により配布を受けた文書を、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 親展文書は、開封せずに封筒の余白に主務課の受付印を押し、名宛人に回付する。
(2) 文書は、すべて開封し、当該文書の余白に受付印を押すとともに、文書収受発送簿(様式第2号)に記載するものとする。
(3) 刊行物、ポスター及びこれらに類する文書並びに主務課長が指定した文書は、前2号の規定にかかわらず受付印の押印又は文書収受発送簿への記載を省略することができる。
(到達時刻の記録)
第13条 訴訟、審査請求その他到達時刻を正確に証明する必要がある文書は、文書主任が当該文書の余白に到達時刻を記入し、認印を押すものとする。
(文書の転送及び返付)
第14条 第11条の規定により配布を受けた文書中に、当該課の所管に属さないものがある場合において、転送すべき課が明らかなときは、直ちに主務課に転送し、転送すべき課が明らかでないときは、直ちに総務課に返付しなければならない。
第3章 文書の処理
(供覧)
第15条 配布を受けた文書のうち、供覧の必要がある文書は、関係者に供覧するものとする。
(起案)
第16条 起案は、起案用紙(様式第3号)を用いなければならない。ただし、主務課長が適当と認めた帳簿又は用紙によるものについては、この限りではない。
(起案要領)
第17条 起案は、次の各号に定める要領によるものとする。
(1) 起案理由その他参考事項を記載し、関係書類を添付すること。ただし、定例又は軽易なものにあっては、この限りではない。
(2) 起案は、1件ごとに作成する。
2 令達文書にあっては、次の各号に定めるところによるものとする。
(1) 訓令にあっては、村名の後に「訓令」の文字を付し、総務課所管の訓令件名簿により、暦年による一連番号を付する。
(2) 通達にあっては、村名の後に「通達」の文字を付し、総務課所管の通達件名簿により、暦年による一連番号を付する。
(3) 指令にあっては、課ごとに別表第1に定める「記号」及び「指令」の文字を付し、主務課の指令件名簿により、暦年による一連番号を付する。
3 告示を要する文書にあっては、総務課所管の告示番号簿により、暦年による一連番号を付する。
(発信者名)
第19条 文書の発信者は、村長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、村名、役場名、課名又は課長名を用いることができる。
2 庁内文書にあっては、職名のみを用いるものとする。
(回議)
第20条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議をしなければならない。
2 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしなければならない。
(文書審査)
第21条 起案文書は、文書主任の審査を受けなければならない。
(合議)
第22条 起案の内容が他の課に関係を有する場合は、当該起案文書を関係課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、なお、調整がととのわないときは意見を付しておかなければならない。
3 次に掲げるものの起案文書は、総務課長を経て、審査を受けなければならない。
(1) 条例及び規則並びに例規となる訓令及び要綱
(2) 議会に提出する議案
(3) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関するもの
(4) 告示及び公告
(回議及び合議に当たっての注意事項)
第23条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、速やかに完了するよう努めなければならない。
2 起案文書について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、回議又は合議を受けた課長にその旨を通知しなければならない。
(決裁年月日の記載)
第24条 起案文書について決裁がなされたときは、直ちに起案文書の所定の欄に決裁年月日を記載しなければならない。
第4章 文書の施行
(公印)
第25条 発送する文書は、必要に応じて公印を押さなければならない。ただし、庁内文書についてはこれを省略するものとし、発送する文書のうち定例かつ軽易なものについてはこれを省略することができる。
(文書の発送)
第26条 文書の発送は、原則として総務課において郵送により行う。
2 発送する文書は、宛先明記の封筒に入れ、午後3時までに総務課に送付しなければならない。この場合において、その種別及び通数を後納郵便集計表に記入するものとする。
3 主務課において発送する文書に使用する郵便切手は、郵便切手受払簿により、その出納を明らかにしておかなければならない。
4 第1項の規定にかかわらず、主務課長が特に必要と認める文書は、職員により直接送達することができる。
第5章 文書の保管
(文書保管の原則)
第27条 文書は、必要に応じ、速やかに取り出せるよう系統的に整理し、主務課において保管するものとする。
(保管単位)
第28条 保管は、課単位で行うものとする。ただし、事務室の状況等により主務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りではない。この場合において、主務課長は、あらかじめ総務課長の承認を得なければならない。
(保管の方法)
第29条 文書の保管は、文書保管庫(以下「キャビネット」という。)により行う。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書棚等それに適した用具を使用し保管することができる。
2 キャビネットは、課ごとに、一定の場所に集中的に配置し、文書の集中管理を原則とする。
(使用する用具)
第30条 使用する用具は、次の各号に定めるところによる。
(1) 個別フォルダー 文書をファイル・テーマごとにまとめてキャビネットに収納するために用いる。
(2) 未処理ファイル 当日中に処理がすまないため翌日及び近日中に再び使用する文書を一時収納するために用いる。
(3) ガイド フォルダーの分類と系統的配列の状態を示すとともに、個別フォルダーを探しやすくするため用いる。
(4) 貸出カード キャビネットの中の文書の一部を持ち出したり、貸し出した後を表示するため用いる。
(ファイル基準表の作成)
第31条 文書主任は、文書管理を徹底するため、主務課のファイル基準表(様式第4号)を作成する。
2 文書主任は、前項の場合において、キャビネットに収納することが不適当と認められる文書についてもファイル基準表に記入し、保管場所を明記するものとする。
3 文書主任は、毎年3月31日までに、確定した当該年度のファイル基準表を2部作成し、1部保管し、1部を総務課に提出するものとする。
(文書の整理及び保管)
第32条 完結文書は、個別フォルダーに収納して、キャビネットの一定の位置に保管し、原則としてつづり込みをしないものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、それに適した用具に適宜編さんし、保管するものとする。
2 文書は、勤務中を除いて、所定の場所に置かなければならない。
3 当日中に処理のすまない文書は、原則として未処理ファイルに収納し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
4 年度終了後において施行する文書で、前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前会計年度に区分するものとする。
(保管文書の点検及び整理)
第33条 文書主任は、日々文書の整理に心掛けて、毎月末の点検を原則とし、総務課長の指定した時期に「移替え」「引継ぎ」の実施、監督を行わなければならない。
第6章 文書の保存
(文書の保存)
第34条 文書の保存は、原則として総務課において行う。
(保存区分)
第35条 文書の保存区分は、次の各号に定めるとおりとする。
(1) 第1種 10年以上(無期限を含む。)保存するもの
(2) 第2種 7年保存するもの
(3) 第3種 5年保存するもの
(4) 第4種 3年保存するもの
(保存年限の起算)
第36条 保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による文書は、文書の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。
(文書の引継ぎ及び移替え)
第37条 主務課長は、保管期間経過後保存を要する文書について、次の各号に定めるところにより、総務課長に引継ぎを行わなければならない。
(1) 個別フォルダーごとに保存区分に従って分類し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱に収納する。
(2) 文書保存箱に、課名、保存区分及び文書の完結した年度を記載する。
(3) 文書保存リスト(様式第5号)を2部作成し総務課長に提出する。
(4) 総務課長の指示により、引継ぎ予定の保存箱を、主務課において保存年限別に整理し、書庫へ収納する。
2 文書の移替えは、前項の引継ぎ完了後、直ちに行うものとする。
3 年度にかかわりなく使用する文書及び一定期間継続する事業等の文書で、単年度で区分することが不適当な文書については、移替えを行わず、現年度扱いとする。
4 前項に規定する移替えを行わない文書は、ファイル基準表の所定の箇所に「」又は「移管禁」の表示をする。
(文書の保存方法)
第38条 総務課長は、前条第1項の規定により引継ぎを受けた保存箱を、書庫において保存する。
(保存文書の貸出し)
第39条 保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする者は、保存文書閲覧・持出簿(様式第6号)に所要事項を記載し、総務課長にその旨申し出なければならない。
2 総務課長は、前項の規定による貸出し又は閲覧の申し出が適切と認められるときは、貸出し又は閲覧させるものとする。
3 貸出し期間は、原則として3日以内とする。
(書庫の管理)
第40条 総務課長は、書庫を管理し、その整理整とんに努め、火災予防に注意しなければならない。
2 書庫の利用は、勤務時間内に行うものとする。ただし、やむを得ない事由により勤務時間外に書庫を利用するときは、事前に総務課長の承認を得なければならない。
第7章 文書の廃棄
(完結文書の廃棄)
第41条 主務課長は、完結文書について保管又は引継ぎの必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。
(保存文書の廃棄)
第42条 総務課長は、保存年限を経過した文書について、文書保存リストの確認をもって、主務課へ連絡のうえ、これを廃棄するものとする。
2 主務課長は、保存年限の経過した文書について、なお保存する必要があると認められるものについては、総務課長に申し出ることができる。総務課長は、更に保存年限を定めて保存するものとする。
3 総務課長は、前項の規定により保存年限を変更した場合は、主務課長へ通知するものとする。
(文書の廃棄の方法)
第43条 文書を廃棄するときは、原則として再生処理を行うものとする。ただし、他に利用されるおそれのある文書については、焼却、裁断等適切な処理を行うものとする。
附則
1 この規程は、平成14年5月1日から施行する。
2 この規程の施行の際、現に作成されている諸用紙は、当分の間使用することができる。
3 東秩父村文書規程(昭和36年訓令第1号)は、平成14年4月30日をもって廃止する。
附則(平成19年3月30日告示第30号)
この告示は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日告示第40号)
この告示は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月15日告示第12号抄)
(施行期日)
1 この告示は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(平成30年4月1日告示第70号)
この告示は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月17日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年4月1日告示第39号)
この告示は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月14日告示第10号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第18条関係)
課の文書記号
課名 | 記号 |
総務課 | 総 |
企画財政課 | 企財 |
税務会計課 | 税会 |
住民福祉課 | 住福 |
保健衛生課 | 保衛 |
産業観光課 | 産観 |
建設課 | 建 |
保健センター | 保セ |
地域包括支援センター | 包括 |
別表第2(第35条関係)
第1種 10年以上(無期限を含む。)保存するもの
1 条例・規則その他例規に関するもの
2 職員の身分・進退・賞罰に関するもの
3 退職金・恩給・遺族扶助料に関するもの
4 村議会の議案・議決書等に関するもの
5 村の沿革及び村史の資料となるもの
6 訴訟・和解・不服申し立て及び処分に関するもの
7 歳入・歳出予算及び決算書
8 村の行政区画変更に関するもの
9 各種原簿及び台帳等で特に重要なもの
10 事業計画及びその実施等に関する特に重要なもの
11 諸契約書及び覚書並びに認可等で特に重要なもの
12 特に重要な工事に関するもの
13 各種統計に関する特に重要なもの
14 表彰規程に基づく表彰及び褒賞に関するもの
15 村長・副村長の事務引継に関するもの
16 諮問・答申に関する特に重要なもの
17 前各号のほか10年以上保存する必要があると認められるもの
第2種 7年保存するもの
1 人事・給与に関するもの
2 議事録
3 重要な告示及び公告に関するもの
4 上級官庁の指令・通達等で将来の参考となる重要なもの
5 会計帳簿及び収支証書類に関するもの
6 補助金及び借入金等に関するもの
7 重要な工事に関するもの
8 陳情・請願に関するもの
9 各種原簿・台帳等で重要なもの
10 事業計画及びその実施等に関する重要なもの
11 諸契約書及び覚書並びに認可等で重要なもの
12 各種統計に関する重要なもの
13 表彰に関するもので第1種に属さないもの
14 諮問・答申に関する重要なもの
15 前各号のほか7年保存する必要があると認められるもの
第3種 5年保存するもの
1 通知・申請・報告・進達等に関するもの
2 軽易な議事録
3 告示及び公告に関するもの
4 工事・委託に関するもの
5 補助金及び交付金に関する軽易なもの
6 軽易な陳情・請願に関するもの
7 原簿・台帳に関するもの
8 事業計画及びその実施等に関するもの
9 諸契約書及び覚書き並びに認可等に関するもの
10 諮問・答申等に関するもの
11 前各号のほか5年保存する必要があると認められるもの
第4種 3年保存するもの
1 諸報告、資料等に関する文書
2 文書の収受及び発送に関するもの
3 出勤簿、年次休暇願等
4 出張命令書、復命書
5 予算・決算及び出納に関するもの
6 前各号のほか3年保存する必要があると認められるもの
